Cos'è un audit? La definizione
Che cos'è un audit? Quando affrontiamo il tema delle certificazioni, l'auditing aziendale diventa una parte molto importante, diremmo anzi decisiva, dell'intero processo. Partendo dall'audit definizione non possiamo che ricollegarci alle origini della parola: audit significa "ascolto" e deriva dall'antica Roma, ad indicare quei soggetti che controllavano l'amministrazione del denaro pubblico mediante appunto la cosiddetta audizione dei risultati contabili. Questa attività di controllo viene oggi applicata, mutando il contesto, nell'ambito aziendale, coinvolgendo l'integralità del processo necessario per la certificazione di qualità. Dunque per rispondere alla domanda che cos'è un audit aziendale dobbiamo riferirci a tutto il sistema che comporta la definizione di obiettivi e procedure necessarie, individuando criticità e soluzioni, per arrivare in ultimo all'adempimento di obblighi normativi o ad ottenere o mantenere una certificazione dei sistemi di gestione nel momento in cui questi siano stati implementati in azienda.
Che cos'è un audit interno
Tra le varie figure legate a questo processo cerchiamo ora di spiegare di internal audit definizione e contenuti. Il cosiddetto audit interno si riferisce a un'attività di consulenza, controllo e verifica delle procedure messe in campo che viene svolta da personale interno all'azienda, che opera in posizione di indipendenza funzionale. In realtà l'audit interno può essere esercitato da professionisti sia interni che esterni all'azienda: sembra un paradosso vero? In realtà la parola "internal" per l'audit si riferisce alla direzione delle informazioni correlate alla valutazione e al miglioramento dell'efficienza dell'organizzazione aziendale, che è appunto sempre l'impresa stessa e non soggetti esterni, come accade invece in altri ambiti attigui come la certificazione di bilanci.
Come si conduce un audit
Dopo aver visto che cos'è un audit vediamo anche come funziona l'intero processo in sintesi. Il primo passaggio importante nel processo di audit riguarda la raccolta dei dati e delle informazioni, identificando le aree dell'impresa che devono essere coinvolte, gli strumenti da utilizzare e la pianificazione delle attività di raccolta dati, con una valutazione complessiva di protocolli e parametri. Ma come abbiamo spiegato partendo dalla definizione di cos'è un audit, lo step successivo riguarda la fase di ascolto e acquisizione delle informazioni attraverso interviste a impiegati e organi dirigenziali dell'impresa, a cui si aggiungono ispezioni ed indagini osservative del contesto di lavoro.
La terza fase del processo di auditing comporta l'elaborazione delle criticità rilevate, e i suggerimenti circa le migliorie, le azioni e gli obiettivi da raggiungere per implementare il sistema aziendale al fine dell'ottenimento della certificazione. A conclusione del processo di auditing, colui che svolge il ruolo di auditor dovrà procedere alla elaborazione di una relazione scritta, che rappresenterà la base di partenza per arrivare al miglioramento previsto come mission dal sistema aziendale.
Cos'è un audit di terza parte
Si distingue in questo ambito l'auditor di terza parte, che presenta delle differenze rispetto ai cosiddetti auditor di prima e seconda parte. L'auditor di prima parte è colui che si occupa di quello che abbiamo prima definito internal audit, mentre l'audit di seconda parte invece è indirizzata a organizzazioni per cui si nutrono interessi particolari, ad esempio quando si ha l'esigenza di qualificare un fornitore: anche in questo caso tale attività ciome la precedente può essere svolta da una figura interna all'azienda oppure da un consulente esterno appositamente addestrato. L'auditor di terza parte invece è preposto all'attività di monitoraggio circa i parametri di conformità ed efficacia per ciò che concerne la qualità complessiva dell'organizzazione, e proprio perché ricerca una specifica oggettività ai fini della certificazione, è l'unica delle tre parti del programma audit che non prevede la presenza di personale interno ai fini della valutazione di conformità, ma solo professionisti indipendenti con apposita qualifica.
